令和7年4月22日（火）
とうとう総会の日を迎えました。
私はICT推進事業部の責任者として、HPの業者選定、ページの構築からかなりの時間を割いて新ホームページ設置のお仕事を進めてきました。
それがやっと本格始動。
うれしい限りです。
これからは、これを活用して先生方の負担軽減、保護者の方への情報の周知、そして吹奏楽ファンの皆さんが埼玉の吹奏楽を知る場所にしていきたいです。
まずはHPが動き出したことに素直に感動しています。
ペーパーレス化
資料はデータでホームページの決まった場所にアップロードされます。
これをダウンロードして各自活用するスタイルです。
冊子を印刷する費用、郵送する手間と経費、多くの経費が削減されます。
データにするメリットはいくつもあります。
一番は「検索」でしょう。
書類を探す時間は消滅します。
全て検索です。
また省スペースになります。
物理的な書類が場所を取ることはなくなるのです。
紙資料をファイルにとじ込む時間も無くなります。
そして、過去データも含めて常に手元で確認できます。
どこにいても書類の確認、または作業が出来るのです。
まずは、ICTのメリットを皆さんが感じてくれて「もっとやろう！」となるように頑張ります。
議論の形
こうやってHPの新設により、効率化の大きな一歩が踏み出された今日。
次の課題がはっきりと見えました。
次は議論のシステムを見直すこと。
今日は総会終了後、第0回理事会が開催されました。
資料はその場で共有され、初めて見た資料に対してああではない、こうではないという意見が噴出。
これは敢えて言いますが、「永遠に続く村の寄り合い」状態です。
一昔前の連盟の会議に先祖返りです。（3時から始まって8時までなんてことがザラでした）
まず、担当者間である程度検討した原案を出すこと。
その原案を事前に関係者に共有すること。
各自の自由な意見はテキストベースで表明すること。
※しゃべったらどれだけ時間を消費するか考える。
それらを踏まえて原案をブラッシュアップし、その上で議題にする。
素材のままでお楽しみください！ってサラダ状態の議題は勘弁してください。
この場にいる皆さんが「時間単価」の意識を持って、もっと人の時間を奪っているという自覚をもって会議を運営して欲しいです。
大学職場一般の部からも参加なさっているので、一般企業の皆さんからすれば相当不満に感じているのではないでしょうか。「だから先生は・・・」って思われているでしょうね。
40人程が拘束される2時間の会議。
人件費だけでも30万円ほどかかっていると考えてみてはどうでしょうか。
（時給4000円程度）
機会損失で考えればもっと大きなコストです。
皆さん本当に忙しい中で集まっている会議なので、この点はぜひ次回に改善しなければなりません。
部活運営の効率化
実際、部活で運営を担当する生徒とのやり取りはテキストベースが基本です。（Googleclassroomやメール）
もう幹部が集まって顔を付き合わせて打合せする、そんな緩やかな時間の使い方ではこの忙しい日々は乗り切れません。
生徒たちはタスクが山ほどあって、そのような中で吹奏楽部にも一生懸命に取り組んでくれています。
それを踏まえて大人の私たちが「時間管理」をしっかりしないと、立派な「ソフト老害」です。
顧問の所にいくと時間がかかる、話が長い！と文句を言われていないでしょうか？
ぜひ、事務的なやり取りは基本テキストでやることをお勧めします。
もちろん、重要な内容、感情を伴う繊細な内容はテキストにはなじみません。
そもそも、事務的な内容こそ記録の残るテキストベースが向いています。
物忘れの激しい私にとって、メール、チャット、カレンダー、それからToDoリストは必須のツールです。
学校、部活、市民吹奏楽団、ジュニア、海外演奏旅行など、いくつもの企画を動かしていると、効率的な事務処理は必須です。
モノを探している暇はありません。（人生で一番無駄な時間です）
そして、ただの情報の伝達に会話をしている余裕はないのです。
ちなみに会話にかかるコストは、相手を探す、相手の時間を奪う、仕事が中断する、など非常に大きいものです。
ですから、その会話をするならばコストに見合った内容にしなければなりません。
緊急性もなく、感情を伝える必要もなく、ただただ情報のやり取りに会話はハイコスト、ローリターンなのです。
もちろん、時には無駄話をしてリラックスすることも意味があります。
効率化を進めた上で生じる余裕があるからこそ、その隙間に「お話」をして気分転換が出来るのです。
つまりメリハリでしょう。
とにかく。
私たちは埼玉県吹奏楽連盟から給料をもらっているわけではないので、出来るだけ簡素に時間的なコスをかけない形の運営すべきです。
とにもかくにも、今日の会議は許容範囲を越えていました。
お陰で別の仕事がはかどりました。
私たちの世代が意識を変えなければ、次の世代の皆さんに引き継げません。
ということで、ICTによる効率化を進めていきます。
この思いを強くする一日になりました。
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